Personvern ved ISF og våre nett-tjenester

Her forklarer vi hvordan Institutt for samfunnsforskning samler inn og bruker personopplysninger. Se også personvern og etikk i vår forskning.

Institutt for samfunnsforskning (ISF), ved direktøren, er behandlingsansvarlig for instituttets behandling av personopplysninger. Det vil si at ISF har ansvaret for hva slags personopplysninger vi samler inn, hvilke hjelpemidler som brukes til dette, at bruken og behandlingen av slike opplysninger følger loven, og at de berørte får innfridd sine rettigheter til innsyn i de registrerte opplysningene og til endring eller sletting av opplysninger.

På noen områder er det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger delegert til andre aktører som leverer tjenester til oss. Det fremgår under hvert enkelt punkt i personvernerklæringen hvilke områder dette gjelder. Selv om det daglige ansvaret er delegert, er det ISF som har ansvaret for at loven følges i behandlingen av opplysningene.

Personvernerklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på www.samfunnsforskning.no

Webredaktøren har det daglige ansvaret for ISFs behandlinger av personopplysninger på samfunnsforskning.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger for å motta tjenester fra oss, som for eksempel å motta nyhetsbrev. Grunnlaget vårt for å ha slike personopplysninger (behandlingsgrunnlaget) er et samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Universitets senter for informasjonsteknologi (USIT) er ISFs leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet, og er dermed vår databehandler. USIT leverer systemet Vortex for samfunnsforskning.no, for å produsere, publisere og forvalte innholdet på nettsiden. En egen databehandleravtale mellom ISF og USIT regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun ISF og USIT som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Vortex har integrasjoner mot systemene Cristin, Weblogin, Feide (alle ved underleverandør Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning) og WebID (ved UiO). Det utveksles personopplysninger for innloggede brukere med disse systemene. Brukere av systemene må gi samtykke før systemene er tilgjengelige.

Nettstatistikk

ISF samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på samfunnsforskning.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet.

Det samles inn logger over både innloggede og ikke innloggede brukere av Vortex som inneholder personopplysninger. For ikke innloggede brukere vil dette omfatte IP-adresser. For innloggede brukere vil personopplysningene være direkte personidentifiserende og omfatte følgende opplysninger: Fullt navn, brukernavn, IP-adresse. Bruksstatistikken som Vortex samler inn er anonymisert gjennom bruk av en anonymiseringsproxy. Det vil si at IP-adressen avidentifiseres. Det betyr at det bare er de tre første gruppene i IP-adressen som brukes til å generere statistikk, og IP-adressene kan ikke behandles individuelt.

Systemet benytter Google Analytics til analyse av brukeratferd på nettstedet. Google Analytics er også satt opp med en anonymiseringsproxy. IP-adressene anonymiseres dermed før de sendes til Google.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Informasjonskapsler benyttes på samfunnsforskning.no til følgende formål:

  • Analyse av bruksmønster og statistikk (A/B-testing og brukerundersøkelser)
  • Innlogging og administrasjon av nettstedet

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

For å unngå informasjonskapsler kan du følge denne lenken for mer informasjon:

Søk

Institutt for samfunnsforskning lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i søkeverktøyet på nettsiden. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene. 

«Fant du det du lette etter?» - tilbakemeldingsfunksjon

Nederst i noen av artiklene på nettstedet finner du en funksjon der du kan gi tilbakemelding om du fant informasjonen du lette etter, eller ikke. Vi bruker tilbakemeldingen til å forbedre innholdet på nettstedet. Bruker du denne funksjonen, legges det igjen en FormCookie på datamaskinen din, denne kan ikke brukes til å spore meldingen tilbake til deg. Det er valgfritt for brukerne å legge igjen e-post i tilbakemeldingsfunksjonen, dersom de ønsker å kunne bli kontaktet om henvendelsen.

Kommentarer på blogger - www.samfunnsforskning.no/aktuelt/tanja

Du kan legge igjen kommentarer med UiO- eller Feide-bruker (fra underleverandør Unit), eller ved å registrere deg med WebID (UiO). Brukere av systemene må gi samtykke før systemene er tilgjengelige.

Deling av innlegg på www.samfunnsforskning.no

Når du deler innlegg, legges informasjon inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres imidlertid ikke hos oss.

Bilder på www.samfunnsforskning.no

Det tas bilder på offentlige og interne arrangementer hvor vi inviterer eksterne til instituttet. Bildene blir lagret på internt datalager på instituttet som ikke er offentlig. Bildene som offentliggjøres på www.samfunnsforskning.no er fra offentlige arrangement, og er ment som informasjon om aktiviteter som er av allmenn interesse. Med utgangspunkt i åndsverksloven kan bilder av personer som har aktuell og allmenn interesse, eller som deltar på offentlige arrangementer, gjengis uten samtykke.

Nyhetsbrev

ISF sender ut nyhetsbrev på e-post månedlig. I tillegg sender vi invitasjoner til våre åpne arrangementer på e-post. For å motta nyhetsbrev og invitasjoner må du registrere en e-postadresse hos ISF og gi ditt samtykke på at ISF kan oppbevare epostadressen i sitt system. Mailchimp er vår databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database i Mailchimp i USA og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Spørreundersøkelser

Organisasjons- og HR-sjef har det daglige ansvaret for ISFs spørreundersøkelser. ISF bruker USIT Nettskjema eller Questback til å gjennomføre undersøkelser. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. ISF vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt. ISF har egne rutiner for sletting og meldeplikt ved bruk av slike underleverandører, avhengig av formål og behandlingsgrunnlag. Se også informasjon om personvern og etikk i vår forskning.

Anonyme undersøkelser

Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke ISF samle inn noe informasjon som kan kobles til deg. Se også informasjon om personvern og etikk i vår forskning.

Identifiserbare undersøkelser

Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan ISF identifisere de som har besvart undersøkelsen. Vi kan også benytte Nettskjema eller Questback til å sende ut undersøkelsen til din e-postadresse. Se også informasjon om personvern og etikk i vår forskning.

Saksbehandling og arkiv

ISF bruker Public360 arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Public360 er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Tieto etter tilslutning til rammeavtale med Uninett/Kunnskapsdepartementets forvaltningsorgan. Public 360 følger offentlige standarder (NOARK). Arkivansvarlig er delegert det daglige ansvaret for ISFs hovedarkiv, mens personalarkivet forvaltes av HR).

ISF behandler personopplysninger for å oppfylle instituttets lovpålagte oppgaver etter bl.a. personopplysningsloven. Det registreres ulike typer personopplysninger i Public 360. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til NOARK-standarden. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger[1].

E-post og telefon

ISF benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet i virksomheten.  Hver enkelt medarbeider er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng.

ISFs medarbeidere benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

ISF har en sikkerhetsinnstruks som blant annet regulerer sending og mottak av taushetsbelagte, sensitive og andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Liste over deltakere på åpne arrangementer

Når du melder deg på våre seminarer eller andre åpne arrangementer, lagres informasjon om deg til bruk for gjennomføring av arrangementet. Vi registrerer navn, e-postadresse og arbeidssted, i tillegg til at vi ber deg oppgi evt. allergier eller annet vi trenger å vite for å kunne tilrettelegge for deg i de arrangementene hvor det er relevant. Opplysningene brukes ikke til noe annet formål enn gjennomføringen av det aktuelle arrangementet, og slettes innen seks måneder etter arrangementet. Vi bruker USITs påmeldingsløsning Nettskjema for å administrere påmeldingene.

Kamera i porttelefon

Ved inngangspartiet på gateplan hos ISF er det montert et kamera som aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.

Opplysninger om ansatte

ISF har egen personvernerklæring for våre ansatte.

Logging i ISFs fagsystemer

ISF har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer, og IT-ansvarlig har fått delegert ansvaret for dette. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningslovens § 8 f), for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. ISF har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

De som er registrert i ett av ISFs systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger ISF ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: isf@samfunnsforskning.no

Telefon: +47 23 08 61 00

Postadresse: Postboks 3233 Elisenberg, 0208 Oslo

Se også vår kontaktveileder.


[1] Dette gjelder i hovedsak ISFs personalarkiv.

Publisert 25. mai 2018 11:16 - Sist endret 11. juli 2018 15:47