English version of this page

Personvernerklæring

Personopplysninger er for eksempel navn og kontaktinformasjon. Opplysninger kan også identifisere deg indirekte, for eksempel kommunenavn med opplysninger om stilling eller medlemskap i foreninger.

Du har rett til å vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg. Vi er forpliktet til å ivareta dine rettigheter og skal kunne dokumentere all behandling av (dine) personopplysninger. Vi bistår dersom du har spørsmål eller merknader til behandling av personopplysninger.

1. Behandlingsansvar, personvernombud, dine rettigheter

Behandlingsansvar

Institutt for samfunnsforskning (ISF) har ansvaret for hvilke personopplysninger vi samler inn, hvilke hjelpemidler vi bruker, og at behandlinger av personopplysninger følger loven. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene ISF har ansvaret for.

Ved bruk av eksterne databehandlere (aktører som leverer tjenester til oss) har ISF databehandleransvaret. Forholdet er regulert i en databehandleravtale.

Behandling av personopplysninger om ansatte fremgår i egen personvernerklæring.

Personvernombud

ISF har inngått en tjenesteavtale om oppgaver som personvernombud med NSD. Du kan kontakte vårt personvernombud i NSD på epost: elizabeth.blomstervik@nsd.no.
Personvernombudet er kontaktpunkt for alle vi behandler personopplysninger om og skal bidra til at personinformasjon om deg behandles korrekt og at dine rettigheter blir ivaretatt. Personvernombudet har taushetsplikt.

Dine rettigheter

Personvernerklæringen inneholder informasjon om hva du har krav på:

  • Formålet med behandlingen av opplysninger
  • Det rettslige/lovlige grunnlaget for behandling av personopplysninger, det vil si at ISF som behandlingsansvarlig må kunne påvise at vi har hjemmel i personopplysningsloven for behandlingen. ISF har ulike rettslige grunnlag for ulike behandlinger: Samtykke etter art. 6 nr. 1 bokstav a, avtaleforhold etter art. 6 nr. 1 bokstav b, rettslig forpliktelse etter art. 6 c eller berettiget interesse etter art. 6 nr. 1 bokstav f.
  • Innsamling av personopplysninger
  • Hvordan personopplysninger behandles
  • Hvilke rettigheter du har til innsyn og retting eller sletting av opplysninger samt at du har rett til å trekke ditt samtykke om behandling i hele perioden behandlingen pågår.

Les mer om Dine rettigheter.

2. Når behandler ISF personopplysninger om deg?

Vi behandler opplysninger om deg i følgende situasjoner:

  • Du har meldt deg på et arrangement.
  • Du abonnerer på vårt nyhetsbrev.
  • Du har søkt jobb eller oppdrag hos oss.
  • Du ønsker foredrag, rapporter eller brosjyrer.
  • Du har tatt kontakt som journalist eller liknende for å få en uttalelse.
  • Du har sendt oss en henvendelse eller klage. 
  • Du besøker vår hjemmeside.

 Vi kan også motta opplysninger om deg i andre sammenhenger:

  • Dine opplysninger fremkommer i en redegjørelse eller henvendelse som oversendes ISF fra eksterne, for eksempel en annen virksomhet.
  • Vi mottar opplysninger om deg fra offentlige myndigheter eller andre virksomheter.
  • En jobbsøker har oppgitt deg som referanse.
  • Du er registrert som kontaktperson for en ekstern virksomhet eller organisasjon.

3. Personvern og etikk i forskning

Informasjon om retningslinjer for forskningsetikk og personvern i vår forskning finner du her.

4. Behandling av personopplysninger på www.samfunnsforskning.no

ISFs nettsted har ulike tilbud og funksjonalitet som er relevant for ditt personvern, både direkte og indirekte. Dette gjelder:

  • Informasjonskapsler som importeres til din datamaskinen ved nedlastning av et nettsted og ved søk og nedlastning
  • Brukerstatistikk basert på brukernes aktivitet på nettsiden.
  • Lagring av hvilke søkeord som benyttes i fritekstfeltet.
  • Tilbakemeldingsfunksjon.
  • Kommentarer på blogger på ISFs nettside.
  • Deling av innlegg publisert på nettsiden.  
  • Bilder av eksterne som deltar på offentlige arrangementer hos ISF.

Les mer om hvordan vi behandler personopplysningene på nettsiden.

5. Saksbehandling og henvendelser

Saksbehandling og arkiv

ISF bruker Public360 arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Public360 er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Tieto etter tilslutning til rammeavtale med Uninett/Kunnskapsdepartementets forvaltningsorgan.

Henvendelser fra eksterne, privatpersoner eller en virksomhet som blir arkivert vil inneholde de personopplysninger som inngår i henvendelsen. Videre saksbehandling vil inkludere personopplysninger i den grad slike er nødvendig for å utføre oppgaven. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til NOARK-standarden. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger. All informasjon er passord-beskyttet og tilgangen til sensitiv informasjon blir begrenset gjennom tilgangsstyring. 

E-post og telefon

ISFs medarbeidere benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes epostkontoene, og relevante e-poster vil bli overført til oppfølging. I henhold til ansattes Sikkerhetsinstruks skal særlige kategorier personopplysninger ikke sendes med e-post med mindre de blir kryptert.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Samtalelogg slettes automatisk av Telia, inn- og utgående trafikkdata blir ikke lagret lengre enn 90 dager. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

6. Andre behandlinger av personopplysninger

Nyhetsbrev

ISF sender ut nyhetsbrev på e-post månedlig. Invitasjoner til våre åpne arrangementer blir sendt ut på e-post sporadisk. For at vi skal sende e-post med nyhetsbrev og invitasjoner til arrangement må du registrere en e-postadresse og gi samtykke til hvilken informasjon du ønsker å motta fra ISF. MailChimp er databehandleren vi bruker. Opplysningene ISF samler inn for tjenesten, lagres hos MailChimp. Godtar du vilkårene, tillater du at:

  • e-post, tidspunkt for registrering og IP-adresse blir overført til MailChimp
  • e-post, tidspunkt for registrering og IP-adresse blir lagret hos MailChimp
  • nyhetsbrev blir sendt fra MailChimp til din e-postadresse
  • invitasjoner til arrangement blir sendt fra MailChimp til din e-postadresse

MailChimp lagrer e-postadresser og IP-adresser så lenge hver enkelt velger å stå som mottaker av nyhetsbrevet fra ISF. Dersom du ønsker å endre e-postadresse eller velger å melde deg av, kan du gjøre dette ved å følge linkene nederst i et nyhetsbrev, eller melde fra til ISF. Les mer om personvernvilkårene til MailChimp her.

Liste over deltakere på arrangementer

Når du melder deg på våre seminarer eller andre arrangementer, lagres informasjon om deg til bruk for gjennomføring av arrangementet. Vi registrerer e-postadresse, og i enkelte tilfeller ber vi deg oppgi navn og allergier for å kunne tilrettelegge for deg i de arrangementene hvor det er relevant. Opplysningene brukes ikke til noe annet formål enn gjennomføringen av det aktuelle arrangementet, og slettes innen seks måneder etter arrangementet. Vi bruker USITs påmeldingsløsning Nettskjema for å administrere påmeldingene.

Jobbsøkere

ISF bruker jobbsøkeportalen JobbNorge til å administrere innsendte søknader. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til opplysninger i eventuelle intervju, kan ISF innhente opplysninger på eget initiativ, for eksempel ved referansesjekk.

I henhold til personopplysningsloven § 28 skal ikke søknader med personopplysninger kunne oppbevares lenger enn nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Vi sletter opplysninger om deg som søker etter hvor du er i ansettelsesprosessen. Dersom du ikke blir innkalt til intervju slettes søknaden fire måneder etter første behandling. Blir du innkalt til intervju slettes søknad etter 18 mnd. etter utlysningsprosessen er avsluttet, dette gjelder også om du blir ansatt.

Inngangskontroll – kamerafunksjon i porttelefon

Ved inngangspartiet på gateplan hos ISF er det montert et kamera med mikrofon for å sikre at vi ikke slipper inn uvedkommende. Kameraet og mikrofonen aktiveres manuelt når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til ISFs lokaler.