English version of this page

Personvernerklæring

Personopplysninger er for eksempel navn og kontaktinformasjon. Opplysninger kan også identifisere deg indirekte, for eksempel kommunenavn med opplysninger om stilling eller medlemskap i foreninger.

Du har rett til å vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg. Vi er forpliktet til å ivareta dine rettigheter og skal kunne dokumentere all behandling av (dine) personopplysninger. Vi bistår dersom du har spørsmål eller merknader til behandling av personopplysninger.

1. Behandlingsansvar, personvernombud, dine rettigheter

Behandlingsansvar

Institutt for samfunnsforskning (ISF) har ansvaret for hvilke personopplysninger vi samler inn, hvilke hjelpemidler vi bruker, og at behandlinger av personopplysninger følger loven. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene ISF har ansvaret for.

Ved bruk av eksterne databehandlere (aktører som leverer tjenester til oss) har ISF databehandleransvaret. Forholdet er regulert i en databehandleravtale.

Behandling av personopplysninger om ansatte fremgår i egen personvernerklæring.

Personvernombud

ISF har inngått en tjenesteavtale om oppgaver som personvernombud med Sikt (tidligere NSD - Norsk senter for forskningsdata). Du kan kontakte vårt personvernombud i Sikt her. Personvernombudet er kontaktpunkt for alle vi behandler personopplysninger om og skal bidra til at personinformasjon om deg behandles korrekt og at dine rettigheter blir ivaretatt. Personvernombudet har taushetsplikt.

Dine rettigheter

Personvernerklæringen inneholder informasjon om hva du har krav på:

  • Formålet med behandlingen av opplysninger
  • Det rettslige/lovlige grunnlaget for behandling av personopplysninger, det vil si at ISF som behandlingsansvarlig må kunne påvise at vi har hjemmel i personopplysningsloven for behandlingen. ISF har ulike rettslige grunnlag for ulike behandlinger: Samtykke etter art. 6 nr. 1 bokstav a, avtaleforhold etter art. 6 nr. 1 bokstav b, rettslig forpliktelse etter art. 6 c eller berettiget interesse etter art. 6 nr. 1 bokstav f.
  • Innsamling av personopplysninger
  • Hvordan personopplysninger behandles
  • Hvilke rettigheter du har til innsyn og retting eller sletting av opplysninger samt at du har rett til å trekke ditt samtykke om behandling i hele perioden behandlingen pågår.

Les mer om Dine rettigheter.

2. Når behandler ISF personopplysninger om deg?

Vi behandler opplysninger om deg i følgende situasjoner:

  • Du har meldt deg på et arrangement.
  • Du abonnerer på vårt nyhetsbrev.
  • Du har søkt jobb eller oppdrag hos oss.
  • Du ønsker foredrag, rapporter eller brosjyrer.
  • Du har tatt kontakt som journalist eller liknende for å få en uttalelse.
  • Du har sendt oss en henvendelse eller klage. 
  • Du besøker vår hjemmeside.

 Vi kan også motta opplysninger om deg i andre sammenhenger:

  • Dine opplysninger fremkommer i en redegjørelse eller henvendelse som oversendes ISF fra eksterne, for eksempel en annen virksomhet.
  • Vi mottar opplysninger om deg fra offentlige myndigheter eller andre virksomheter.
  • En jobbsøker har oppgitt deg som referanse.
  • Du er registrert som kontaktperson for en ekstern virksomhet eller organisasjon.

3. Personvern og etikk i forskning

Informasjon om retningslinjer for forskningsetikk og personvern i vår forskning finner du her.

4. Behandling av personopplysninger på www.samfunnsforskning.no

ISFs nettsted har ulike tilbud og funksjonalitet som er relevant for ditt personvern, både direkte og indirekte. Dette gjelder:

  • Informasjonskapsler som importeres til din datamaskinen ved nedlastning av et nettsted og ved søk og nedlastning
  • Brukerstatistikk basert på brukernes aktivitet på nettsiden.
  • Lagring av hvilke søkeord som benyttes i fritekstfeltet.
  • Tilbakemeldingsfunksjon.
  • Kommentarer på blogger på ISFs nettside.
  • Deling av innlegg publisert på nettsiden.  
  • Bilder av eksterne som deltar på offentlige arrangementer hos ISF.

Les mer om hvordan vi behandler personopplysningene på nettsiden.

5. Saksbehandling og henvendelser

Saksbehandling og arkiv

ISF bruker Public360 arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Public360 er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Tieto etter tilslutning til rammeavtale med Uninett/Kunnskapsdepartementets forvaltningsorgan.

Henvendelser fra eksterne, privatpersoner eller en virksomhet som blir arkivert vil inneholde de personopplysninger som inngår i henvendelsen. Videre saksbehandling vil inkludere personopplysninger i den grad slike er nødvendig for å utføre oppgaven. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til NOARK-standarden. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger. All informasjon er passord-beskyttet og tilgangen til sensitiv informasjon blir begrenset gjennom tilgangsstyring. 

E-post og telefon

ISFs medarbeidere benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes epostkontoene, og relevante e-poster vil bli overført til oppfølging. I henhold til ansattes Sikkerhetsinstruks skal særlige kategorier personopplysninger ikke sendes med e-post med mindre de blir kryptert.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Samtalelogg slettes automatisk av Telia, inn- og utgående trafikkdata blir ikke lagret lengre enn 90 dager. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

6. Nyhetsbrev og invitasjoner

Abonnere på nyhetsbrev

ISF sender ut nyhetsbrev til de som ønsker. Vi tilbyr tre ulike nyhetsbrev:

Et som dekker alle ISFs fagområder, og to som tilbyr nyheter fra ISFs forskningssentre:

  • CORE – senter for likestillingsforskning
  • Senter for forskning på sivilsamfunn og frivillig sektor

Nyhetsbrevene inneholder nyheter, og invitasjon til arrangementer eller webinarer. Dette sendes på epost. ISF nyhetsbrev sendes ut månedlig, mens CORE – senter for likestillingsforskning og Senter for forskning på sivilsamfunn og frivillig sektors nyhetsbrev sendes ut to til fire ganger i året. Invitasjoner til arrangementer sendes ut når det er aktuelt.

For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrevene og invitasjoner må du registrere e-postadresse og angi om du ønsker ett, to eller tre nyhetsbrev. Når du melder deg på samtykker du til at ISF behandler disse opplysningene om deg: epostadresse(r) og hvilke nyhetsbrev du ønsker å motta. Disse opplysningene lagres i en database driftet av vår databehandler Make AS. Ut over dette deles ikke opplysningene med andre.

Du kan til enhver tid melde deg av nyhetsbrevet via lenke nederst i et nyhetsbrev eller invitasjon. ISF behandler personopplysningene frem til du melder deg av nyhetsbrevet. Opplysningene slettes når du melder deg av nyhetsbrevet.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet vårt er personvernforordningen artikkel 6 nummer 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Har du spørsmål om abonnementet eller behandlingen av personopplysninger er du velkommen til å kontakte oss: isf@samfunnsforskning.no

Påmelding til arrangementer

Ved påmelding til et arrangement ber vi om e-postadressen din. Til enkelte arrangementer kan vi også innhente opplysninger som navn, arbeidssted, kontaktinformasjon og tilleggsinformasjon om behov vi må ta hensyn til (for eksempel allergier eller trappefri tilgang). Formålet med opplysningene er å gi oss nødvendig informasjon for å kunne administrere og tilrettelegge arrangementene for deltakerne.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nummer 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å avvikle arrangementer på en god måte.

ISF benytter Nettskjema som databehandler ved påmelding til arrangementer. Opplysningene brukes ikke til noe annet formål enn gjennomføringen av det aktuelle arrangementet, og slettes snarest og senest fire uker etter at arrangementet er avsluttet.

7. JobbNorge, og andre personopplysninger

Jobbsøkere

ISF bruker jobbsøkeportalen JobbNorge til å administrere innsendte søknader. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til opplysninger i eventuelle intervju, kan ISF innhente opplysninger på eget initiativ, for eksempel ved referansesjekk.

I henhold til personopplysningsloven § 28 skal ikke søknader med personopplysninger kunne oppbevares lenger enn nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Vi sletter opplysninger om deg som søker etter hvor du er i ansettelsesprosessen. Dersom du ikke blir innkalt til intervju slettes søknaden fire måneder etter første behandling. Blir du innkalt til intervju slettes søknad etter 18 mnd. Etter utlysningsprosessen er avsluttet, dette gjelder også om du blir ansatt.

Inngangskontroll – kamerafunksjon i porttelefon

Ved inngangspartiet på gateplan hos ISF er det montert et kamera med mikrofon for å sikre at vi ikke slipper inn uvedkommende. Kameraet og mikrofonen aktiveres manuelt når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til ISFs lokaler.